Pourquoi utiliser un logiciel de pointage en entreprise ?

Si la gestion du temps en entreprise n’est pas complexe, elle est cependant plus simple avec l’utilisation d’un logiciel de gestion de pointage. Ce guide vous livre les différents avantages d’un logiciel de pointage en entreprise.

Une traçabilité garantie

Avec l’utilisation d’une pointeuse en entreprise, vous n’aurez plus à effectuer la gestion du temps de travail de vos employés sur papier. Les employés enregistrent eux même leurs heures d’arrivée et de départ avec un badge ou une empreinte digitale. De ce fait, la collecte des informations s’effectue plus facilement avec un simple clic. De plus, il s’agit d’un outil crédible qui garantit aux employés une gestion plus équitable. Aucun employé n’est favorisé au détriment d’un autre, ils sont les seuls à pouvoir enregistrer leurs temps de travail. Ce qui favorise le développement d’un climat social positive dans l’organisation.

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De même lors des contrôles de l’URSSAF ou l’inspection du travail, vous pourrez justifier plus facilement le temps de travail de chaque salarié. Au lieu de réunir les documents requis pour l’opération, le logiciel de pointage vous permet d’éditer de façon simple les fichiers de pointage de tous vos employés. Raison pour laquelle cet outil est conseillé par de nombreuses structures de contrôle. Avant de faire le choix de votre logiciel de pointage, vérifiez les fonctionnalités proposées par l’outil.

Des opérations de calcul simplifiées

L’avantage d’utiliser un logiciel de pointage en entreprise pour une TPE/PME ou une grande organisation est qu’il vous permet d’avoir plus rapidement les informations nécessaires pour calculer la paie. De même, si l’option est paramétrée, une pointeuse permet de déterminer les heures supplémentaires (récupérées ou payées).

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Ces heures sont automatiquement mises à jour et sont en conformité avec les véritables heures de travail de vos employés. Cet outil permet également une administration simplifiée des congés, RTT, formation, récupération… Certains logiciels sont même utilisés pour l’édition de tableaux de statistiques contenant les rémunérations de chaque salarié.

Une gestion des absences efficace

Le logiciel de pointage en entreprise est aussi un outil efficace pour la gestion des absences. Il permet une vision globale des congés, mais aussi des arrêts maladie et maternité. Effectivement, les employés peuvent facilement signaler leur absence via le système de pointage (en ligne ou sur place).

Cela vous permet alors d’anticiper les possibles absences à venir et donc de mieux planifier le travail au sein de votre entreprise. Vous pouvez ainsi éviter les retards dans la production ou encore les désorganisations liées à l’absence d’un salarié clé.

De même, un logiciel de pointage peut être paramétré afin que les demandeurs reçoivent une réponse automatique lorsqu’une demande est acceptée ou refusée par leurs supérieurs hiérarchiques.

Il faut noter que certains logiciels offrent aussi une fonctionnalité très intéressante : celle du remplacement automatique en cas d’absence imprévue d’un employé. Si un salarié tombe malade au dernier moment et qu’il devait effectuer une tâche spécifique ce jour-là, le responsable peut rapidement trouver quelqu’un capable de prendre sa place grâce aux informations disponibles sur le planning prévisionnel.

Tous ces avantages font du logiciel de pointage un outil indispensable pour toute entreprise souhaitant optimiser sa gestion du personnel tout en améliorant son organisation interne.

L’amélioration de la productivité et de la rentabilité de l’entreprise

L’utilisation d’un logiciel de pointage en entreprise peut aussi aider à améliorer la productivité et la rentabilité de celle-ci. Effectivement, les données collectées par le système permettent aux employeurs d’identifier les domaines dans lesquels leur personnel pourrait être plus efficace.

En utilisant un logiciel de pointage, vous pouvez obtenir une vision claire du temps que vos employés passent sur chaque tâche ou projet. Vous pouvez ainsi identifier rapidement si certaines activités sont trop chronophages ou bien au contraire sous-exploitées. Cela vous donne l’opportunité de réorganiser votre planification et d’optimiser l’utilisation des ressources humaines pour maximiser la productivité globale de votre entreprise.

Certains logiciels offrent des fonctionnalités avancées telles que la mesure des temps morts non-productifs (pauses prolongées, utilisation abusive du téléphone professionnel…). Ces informations permettent aux dirigeants d’entreprise d’améliorer le comportement des employés tout en augmentant leur engagement vis-à-vis du travail qu’ils accomplissent.

La mise en place d’un système automatique est aussi une solution qui évite toute erreur manuelle lors du calcul des paies mensuelles. Les heures travaillées étant directement transmises à votre service RH sans possibilité de changer quoi que ce soit, il n’y a donc aucun risque d’une erreur humaine pouvant créer un conflit social.

Les avantages engendrés par l’utilisation intelligente du logiciel sont nombreux : meilleure gestion du temps et optimisation des coûts liés à la main-d’œuvre sont deux exemples concrets. Ces avantages ont un impact direct sur la rentabilité de votre entreprise, qui se voit ainsi renforcée.