Quels sont les meilleurs outils pour organiser vos documents

Que vous soyez un entrepreneur ou un simple particulier, après le boum de la numérisation, vous aurez toujours plusieurs documents numériques à stocker et à organiser sur votre ordinateur ou dans votre espace Cloud. Désormais, des logiciels vous permettent de les utiliser et de les ranger plus facilement. Voici quelques-uns des programmes de ce genre les plus appréciés.

Dokmee : une application pour sécuriser vos documents électroniques

Dokmee est une application que vous pouvez télécharger en ligne et installer aussi bien sur votre Smartphone que sur votre ordinateur. Bien plus qu’un simple organisateur de document, il permet de mieux sécuriser vos fichiers électroniques. Il vous suffit de les y importer. Proposant un large choix de classification de document, Dokmee est pratique, quel que soit le volume de fichier que vous avez à gérer.

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Ainsi la numérisation de vos documents se fera en quelques clics. Il est possible de le synchroniser manuellement pour une sauvegarde et une organisation minutieuse et en temps réel. Si vous partagez vos ID, cette application pourra aussi devenir un bon système de partage de document. Ici, vous pouvez gérer les fichiers Word, les images, les vidéos, les PDF, etc.

High Tail pour les professionnels du Marketing

Si High Tail serait une application de gestion de document simple à utiliser et à la portée de tout le monde, elle est surtout prisée par les professionnels du marketing. C’est un must pour la gestion des fichiers de toutes les tailles et notamment des modèles numériques vidéos et photos.

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High Tail vous permet non seulement de mieux vous organiser, mais il vous permet également de recevoir directement des fichiers via un système d’enregistrement de courriel, ce qui vous évite notamment de télécharger et d’importer vos vidéos et photos à chaque fois.

Microsoft SharePoint pour le stockage et le partage de document

Microsoft SharePoint est l’outil idéal pour le stockage et l’organisation de vos fichiers, qu’ils soient d’un usage personnel ou professionnel et administratif. Il permet non seulement de classer les fichiers pour mieux vous y retrouver par la suite, mais aussi de mettre en place un système collaboratif de partage de document direct entre plusieurs  personnes. Raison pour laquelle le logiciel est très apprécié par les grandes sociétés.

Il s’agit d’un logiciel en ligne auquel vous pouvez accéder en quelques clics. Vous pouvez y conserver et y organiser tout un panel de documents selon différents critères comme la date de création du document et les auteurs de l’enregistrement.

De plus, la plateforme peut mettre à jour automatiquement vos données si vous la synchronisez avec votre ordinateur. Cela vous permettra aussi d’organiser le travail de vos partenaires et collaborateurs. En effet, Microsoft SharePoint propose diverses applications qui peuvent vous aider en ce sens comme le calendrier, le planning de productivité, etc.

Eversign  : pour des documents plus authentiques

En plus de vous proposer un système de classement plus simple de vos fichiers, Eversign vous permet de les signer numériquement, ce qui vous permettra de partager des documents plus authentiques. De quoi rassurer vos collaborateurs et vos clients.

Pour créer votre signature numérique sur Eversign, c’est simple. Ensuite, il vous suffira d’y stocker vos documents, contrats et fichiers administratifs en attente de signature. C’est pratique pour centraliser la gestion de vos documents  et pour accélérer votre flux de travail au sein de votre entreprise.

Google Drive : l’incontournable des plateformes de partage et de stockage de document

Collaboratif et facile à utiliser, Google Drive reste l’outil incontournable de partage et de stockage de documents. Il est disponible gratuitement en ligne et permet à la fois d’organiser vos archives et vos fichiers en cours d’élaboration avec d’autres collaborateurs.

Prisé par les simples particuliers comme les grandes entreprises, Google Drive peut accueillir tout un panel de documents : Word, Excel, PDF, Image, etc.  Vous pouvez non seulement y stocker et y organiser vos fichiers, mais vous pouvez aussi les modifier directement en ligne pour ne pas perdre du temps.

Acrobat PDF : l’outil en ligne

Pour organiser au mieux vos fichiers PDF, vous pouvez les compresser en un seul document, ce qui en facilitera aussi le stockage par la suite car ainsi l’ensemble de vos documents pèsera moins lourd et occupera moins de place dans vos espaces de stockage au physiques et décentralisés comme le Cloud.. En ce sens, on peut vous conseiller Acrobat PDF.

C’est un outil en ligne disponible gratuitement à tous les internautes. Il ne nécessite pas de téléchargement ni d’installation. Si vous avez envie de mieux stocker vos PDF,  téléchargez-les ici simplement pour commencer à les fusionner. Cet outil est aujourd’hui prisé tant par les entreprises que par les particuliers. En quelques clics, il vous permet de fusionner l’ensemble de vos archives et documents.