L’importance de l’archivage en entreprise
L’archivage en entreprise est un processus indispensable. Elle permet en réalité d’assurer une bonne organisation des documents de sorte qu’ils puissent être facilement retrouvés et consultés au besoin. Les entreprises ont plusieurs choix pour stocker les documents nécessaires à leur fonctionnement et à leurs activités.
Elles ont la possibilité de se charger elles-mêmes de cette tâche ou de la confier à une société d’archivage.
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Plan de l'article
La gestion des archives en entreprise
L’archivage est une procédure permettant de garder tous les documents au sein d’une entreprise. Il y a deux catégories d’archivage : l’archivage physique et l’archivage numérique. Les archives physiques désignent tous les documents en format papier utiles à l’activité économique et sociale de l’entreprise.
Les archives numériques comprennent généralement les fichiers de bureau, les bases de données, les courriers électroniques, les documents scannés, etc. Cette procédure peut être confiée à une société d’archivage pour gagner du temps.
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L’importance de l’archivage
Les avantages de l’archivage sont nombreux et variés.
La conformité aux réglementations
Selon les réglementations en vigueur, une entreprise a l’obligation de conserver ses documents physiques et numériques pendant une période définie. Une gestion efficace permet par conséquent de respecter les lois et règlements.
Un gain de temps
Une bonne solution d’archivage permet aussi de gagner beaucoup de temps lors de la recherche de documents. De plus, si vous manquez d’organisation, il est possible de se retrouver avec des documents perdus ou endommagés.
Un gain d’espace avec l’option numérique
De nos jours, beaucoup d’entreprises optent pour des solutions d’archivage électronique du fait de leurs nombreux avantages. En effet, il n’est plus utile de prévoir un espace de stockage physique et l’ensemble des documents sont regroupés dans une seule base de données. En outre, l’accès devient plus facile pour tous.
Le choix de la méthode d’archivage
Les documents de l’entreprise peuvent être conservés en format papier ou numérique. Comme nous l’avons dit plus haut, le stockage électronique devient de plus en plus fréquent en raison de sa facilité de gestion et de la réduction des frais. Vous devez ainsi différentes options pour conserver vos documents sur une durée déterminée et y accéder à tout moment.
Le stockage physique
Même si cette solution devient de plus en plus obsolète, elle est encore courante, notamment pour les documents officiels qui requièrent une signature authentique. Cependant, elle présente certains inconvénients, tels que le besoin d’espace de stockage physique et le risque de perte des documents lors de sinistres comme les incendies, les inondations, ou encore un mauvais classement.
L’archivage électronique
La numérisation des archives est devenue courante car elle permet un accès et une recherche simples et rapides des documents. Elle permet ainsi de bénéficier d’un système de stockage sur des serveurs pour accéder rapidement et de manière sécurisée à vos archives.
En plus, le stockage numérique vous offre la possibilité d’utiliser des outils pour organiser, trier et conserver vos fichiers numériques de manière efficace et sûre.
Les solutions d’archivage proposées par les sociétés spécialisées
Certaines entreprises proposent des solutions complètes d’archivage numérique, adaptées à différents besoins. Elles se chargent ainsi du stockage et vous offrent un accès simplifié.
Le grand avantage ici est que vous pourrez gagner du temps car la gestion du stockage sera déléguée à des professionnels. Le recours à une entreprise d’archivage spécialisée assure donc la sécurité et la fiabilité du stockage de vos documents.
